Het afsprakenstelsel is dynamisch en ontwikkelt verder om ervoor te zorgen dat het DSGO aan de eisen en behoeftes van betrokken partijen blijft voldoen. Indien nodig, kunnen afspraken (generiek en specifiek) worden toegevoegd, gewijzigd, of verwijderd. Om de impact van wijzigingen te minimaliseren, is een gecontroleerde change en release managementproces vastgelegd.

De figuur hieronder geeft een globaal beeld van de stappen in het change en release managementproces, deze wordt verder gedetailleerd onderaan deze pagina.

Het change en release managementproces gaat over wijzigingen van afspraken in het afsprakenstelsel. Het gaat niet over de wijzigingen en releases van datadiensten of voorzieningen. Aanpassingen in het afsprakenstelsel kunnen wel impact hebben op reeds bestaande datadiensten en voorzieningen. Hierdoor is het mogelijk noodzakelijk om een datadienst of voorziening te updaten om conform het afsprakenstelsel te blijven handelen.

Doelstelling

Change en release management van het afsprakenstelsel heeft als doelstelling dat het DSGO toekomstbestendig is en meebeweegt met de wensen en eisen van betrokken partijen. Omdat afspraken gelden tussen betrokken partijen, dient een eerlijke, representatieve en inclusieve vertegenwoordiging zeggenschap te hebben over wijzigingen van het afsprakenstelsel. Het change en release managementproces ondersteunt twee doelstellingen:

• Op transparante en zorgvuldige wijze besluiten welke wijzigingen wel/niet worden doorgevoerd. Hierbij hebben de betrokken partijen invloed op de wijzigingen, en deelnemers inspraak in de wijzigingen.

• Releases van wijzigingen worden op een gestandaardiseerde wijze doorgevoerd met minimale impact en verstoring in de werking van het DSGO.

Verantwoordelijkheid

Verschillende partijen die gebruik maken van of betrokken zijn bij het afsprakenstelsel hebben een verantwoordelijkheid in change en release management.

Beheerorganisatie DSGO

De Beheerorganisatie DSGO bestaat uit meerdere organen zoals beschreven in de governance. Verschillende organen zijn betrokken bij het change en release managementproces. De Beheerorganisatie DSGO is verantwoordelijk voor het faciliteren van het change en release managementproces volgens de procesbeschrijving. Verder mag de Beheerorganisatie DSGO een verzoek voor wijzigingen indienen.

Deelnemersraad en Change Advisory Board

De Deelnemersraad ontvangt van de Change Advisory Board advies. Alle RFCs die succesvol stap 2 doorstaan wordt voorbereid om door de CAB te worden beoordeeld.

• De Deelnemersraad is verantwoordelijk voor het schetsen van de strategische kaders voor de inhoudelijke doorontwikkeling van het DSGO. De Deelnemersraad bekrachtigt de afspraken in het DSGO op basis van advies ontvangen over RFCs van de Change Advisory Board. De Deelnemersraad kan een RFC niet wijzigen.

• De Change Advisory Board (CAB) is verantwoordelijk voor het adviseren van de Deelnemersraad in de ingediende veranderingen.

Betrokken partijen

Elke partij mag een RFC voorstel indienen in dit change en release proces. Iedereen mag een RFC indienen. Enkel partijen die betrokken zijn bij het DSGO (als deelnemers, technisch conform datadienstaanbieders en toekomstige gebruikers) zijn verder (direct/indirect) betrokken bij the change en release proces. Voor meer informatie zie Governance.

Change en Release Managementproces

Het change en release managementproces is als volgt:

1. Indienen RFC voorstel: Eén of meerdere partijen dienen een RFC voorstel in bij de Beheerorganisatie DSGO. Elke partij mag een RFC voorstel indienen. Een RFC voorstel moet worden ingediend met de beschikbare templates. Het is van belang dat de indienende partij de template zo volledig mogelijk invult om de kans van acceptatie van de RFC te vergroten.

2. Voorbereiden RFC: De Beheerorganisatie DSGO bereidt het RFC voorstel voor zodat deze kan worden beoordeeld door de CAB. Hierbij wordt de haalbaarheid en de impact van de RFC voorstel bepaald en gedetailleerd indien nodig. Hierin neemt de Beheerorganisatie DSGO de richtinggevende principes en scope van het DSGO in mee. Om deze voorbereiding volledig uit te voeren, kan het nodig zijn om een werkgroep te plannen waar het RFC voorstel wordt behandeld. Bij deze werkgroepen worden belanghebbende en experts uitgenodigd om invulling aan de RFC te geven. Deelnemers aan werkgroepen hoeven geen CAB leden te zijn.

   O.b.v. de volledigheid van het voorstel en of de RFC binnen de scope en strategische kaders past, zijn zijn twee mogelijke uitkomsten van het voorbereiden van een RFC:

   1. De RFC wordt besproken in een meeting met de CAB. De Beheerorganisatie DSGO informeert vooraf de CAB en de indienende partij(en) over wanneer de RFC ingepland staat ter bespreking.

   2. De RFC wordt niet besproken in een meeting met de CAB. De Beheerorganisatie DSGO stelt een schriftelijke reactie op waarom is besloten om de RFC niet voor te leggen aan de CAB. De indienende partij is vrij om op basis hiervan een RFC voorstel te wijzigen en opnieuw in te dienen.

3. Analyseren RFC: De CAB krijgt voldoende tijd om de RFC te analyseren. CAB leden krijgen hierbij de tijd om de RFC met hun eigen achterban te bespreken. De RFC wordt vervolgens behandeld in een CAB meeting.

4. Beoordelen RFC: In de CAB meeting geeft de CAB advies over de RFC. Dit wordt gedaan op basis van de geanalyseerde RFC, en de geschatte impact van de RFC. Dit advies kan (o.a.) zijn:

   1. Acceptatie van de RFC

   2. Acceptatie van de RFC onder beschreven voorwaarden

   3. Opnieuw behandelen in CAB onder beschreven voorwaarden

   4. Afkeuren van de RFC (met onderbouwing)

5. Bekrachtigen RFC: De Deelnemersraad ontvangt de RFC en het adviesrapport en kan op basis daarvan het advies goed- of af keuren. De Deelnemersraad heeft een controlerende functie op de CAB, en gaat niet opnieuw de inhoud van RFCs behandelen. De Deelnemersraad kan een RFC niet wijzigen. Indien een RFC met positief advies van de CAB niet wordt geaccepteerd, moet de Deelnemersraad een verklaring opstellen met uitleg.

6. Inplannen release: Als de RFC geaccepteerd is, update de Beheerorganisatie DSGO de release kalender en de prioriteiten. RFCs kunnen gebundeld worden in 1 release, of verspreid over meerdere releases worden (zie Versie richtlijnen)

7. Verwerken RFC: De Beheerorganisatie DSGO is verantwoordelijk voor het correct verwerken van de wijzigingen in het afsprakenstelsel op basis van de door de Deelnemersraad geaccepteerde RFC.

   • Mochten de wijzigingen in het afsprakenstelsel leiden tot nodige aanpassingen in het DSGO, dan is de Beheerorganisatie DSGO verantwoordelijk om de desbetreffende deelnemers en betrokken partijen hierover te informeren. Het moet voor de deelnemers en betrokken partijen bekend zijn wanneer de release verwacht wordt en per wanneer zij moeten voldoen aan de doorgevoerde release.

8. Publiceren release: De Beheerorganisatie DSGO publiceert een nieuwe versie van het afsprakenstelsel conform de Versie richtlijnen. Wanneer er een update heeft plaatsgevonden, dan is de Beheerorganisatie DSGO verantwoordelijk voor het voldoende informeren van alle partijen in het DSGO-ecosysteem.

9. Monitoren van release: De Beheerorganisatie DSGO monitort de release en voorziet deelnemers en betrokken partijen van support om te kunnen voldoen aan de afspraken uit de release indien nodig. De mate en hoe dit gebeurt is afhankelijk van de aard van de wijziging en de doorlooptijd om hieraan te voldoen.

Uitzonderingen

Spoedwijzigingen

Spoedwijzigingen zijn wijzingen die zo snel mogelijke geïmplementeerd moeten worden. Spoedwijzigingen zijn wijzigingen die of betrekking hebben op een prioriteit 1 (hoog) incident die gericht is aan de Beheerorganisatie DSGO, of wanneer dit impact heeft op de werking van het DSGO kan hebben als de spoedwijziging niet doorgevoerd wordt. In dat geval, mag de Beheerorganisatie DSGO het change en release managementproces versnellen. Zij kan kiezen om leden van de CAB en Deelnemeersraad ad-hoc te consulten over de wijzigingen, mits de timing het toelaat en noodzakelijk wordt geacht. Achteraf moet de Beheerorganisatie DSGO de CAB en Deelnemersraad alsnog volledig informeren over de wijziging.

Kleine wijzigingen

Kleine wijzigingen die geen impact hebben op de technische werking of juridische basis van het DSGO mogen ook zonder het doorlopen van het change en release proces plaatsvinden. Dit zijn bijvoorbeeld herstructurering van de inhoud, verbeteren van taalfouten of updates in hyperlinks en labels.

Beschikbare materialen

• Het RFC voorstel template voor generieke afspraken kan hier gedownload worden.

• Het RFC voorstel template voor specifieke afspraken kan hier gedownload worden.

Status doorontwikkeling

Op deze pagina staat een actueel overzicht met de RFCs die het change & release management proces doorlopen en de backlog.